इंडस्ट्री कोई भी हो, ऑफिस किसी भी बिज़नस में deal करता हो, एक जॉब हर ऑफिस में होते है वो है “रिसेप्शनिस्ट”(Receptionist) | इस जॉब के लिए आपका ग्रेजुएट होना काफी है , लेकिन आप के अन्दर बहुत स्ट्रोंग टाइम management स्किल्स होना भी बहुत जरुरी है | यदि आप एक successful ऑफिस administrator या receptionist बनना चाहते है तो इन बातों का हमेशा ध्यान रखें |
- आपको फ़ोन पर बात करने का अच्छा तरीका आना चाहिये , आपके पास कितना भी काम हो फ़ोन पर बात करते समय हमेशा calm रहें , फ़ोन करने वाले की बात को अच्छे से सुने और यदि किसी के लिए कोई सन्देश को तो उसे नोट करके pass जरुर करें |
- यदि आपको कभी फ़ोन पर या व्यक्तिगत रूप से किसी से झूठ बोलना पड़े तो बिना हडबडाहट के ऐसा करें , ये आपकी जॉब का ही एक पार्ट है | साथ ही कभी भी ऐसे शब्दों क प्रयोग ना करें “ क्या करूँ करना पड़ा रहा है “इसकी जगह ऐसे शब्द उसे करें “ प्रोसेस में थोडा समय लग रहा है “
- किसी भी ऑफिस का फ्रंट एरिया उसके बारे में सारी जानकारी बिना मांगे ही दे देता है, अपने ऑफिस के फ्रंट एरिया की साफ़ सफाई का ध्यान रखे और अपनी डेस्क को भी फैला हुआ ना रखें | organise रहें |
- किसी आंगतुक ( visitor ) का स्वागत आप मुस्कुराते हुए करें यह जरुरी नहीं, लेकिन उसके द्वारा पूछे गए हर सवाल का आप सही व बिना परेशान हुए उत्तर दें , इसके लिए आपको कंपनी के विषय में अपडेट रहना भी बहुत जरुरी है |
- कोशिश करें आप पर्सनल कॉल्स को कम से कम अटेंड करें , किसी पर्सनल काल आने की सूरत में जोर जोर से बातें न करें |
- अपने कम्युनिकेशन स्किल्स को क्लियर करें , आपका क्लियर बोलना जरुरी है जोर से बोलना नहीं | slang लैंग्वेज का प्रयोग न करें | बोलने के साथ साथ आपको इसका भी ध्यान रखना है कि आप सामने वाले कि बात को सावधानी से सुने और सोच कर उत्तर दे ऐसा ना होने पर आपका इम्प्रैशन सामने वाले पर बुरा पड़ेगा |
- अपना लंच कभी भी फ्रंट डेस्क पर न करें और ना ही अपने सहकर्मियों बहुत देर तक फ्रंट एरिया में बातें करें , अगर कोई ऐसा करता है तो विन्रमतापूर्वक उसे मना कर दें |
याद रखें फ्रंट ऑफिस व रिसेप्शनिस्ट प्रत्येक आंगतुक ( visitor ) के लिए ऑफिस को प्रेजेंट करती है, इसलिए आपका परफेक्ट होना Must है |