HR मैन्युअल किसी भी कंपनी के HR department का सबसे महत्वपूर्ण डॉक्यूमेंट है | HR मैन्युअल कंपनी की पॉलिसीस, विज़न , व प्रोसेस के विषय में जानकारी देता है | दुसरें शब्दों में HR मैन्युअल को आप एम्प्लोयी हैण्ड बुक भी कह सकते है | क्यूंकि HR मैन्युअल कंपनी के सभी प्रोसेस की जानकारी देता है इसलिए इसका बिलकुल सही होना बहुत जरुरी है | अगर आप अपनी कंपनी के लिए HR मैन्युअल बनाने जा रहे है तो इन बातों का खासकर ध्यान रखें |
- सबसे पहले ये सोंचे कि आपको HR मैन्युअल क्यूँ बनाना है ? एक बार आपको ये क्लियर हो गया कि आप का HR मैन्युअल किस के लिए है , आपके लिए इसे लिखना आसन हो जायेगा | आपका मैन्युअल चाहें किसी भी उद्देश्य के लिए हो उसके शुरू के ही पेज पर कंपनी का विज़न जरुर लिखें |
- मैन्युअल में आपको कंपनी की पालिसी व प्रोसेस का विवरण देना है इसलिए सबसे पहले आप कंपनी की सभी पालिसी व प्रोसेस को अच्छे से study कर लें और तय कर लें किस पालिसी को किस तरह से present करना है | जहाँ जरूरी हो वहां flow chart भी बनाए |
- आपको सभी जरुरी पोलिसी HR मैन्युअल में लिखनी है जैसे सिलेक्शन प्रोसेस, ड्रेस कोड , sick leave व other leave प्रोसेस और प्रमोशन व apprisal इन सभी के विषय में जरुर लिखें | आपको अपना मैन्युअल इस प्रकार बनाना है कि नए employees को उनके सारे सवालों का जवाब उसमें मिल जाये |
- अपने मैन्युअल में कंपनी विज़न के साथ साथ, मैन्युअल लिखने का उद्देश्य भी स्पष्ट करें | इसमें आप कंपनी के लिए कंपनी के employees की importance व HR मैन्युअल कि जरूरत के विषय में भी लिख सकते है |
- मैन्युअल में कंपनी की पालिसी न मानने पर होने वाले consequences को भी जगह दें , लीगल प्रोसेस भी mention करना जरुरी है |
- आपको HR मैन्युअल में आसान शब्दों में अपनी बात समझानी है अगर आप इंग्लिश का प्रयोग कर रहे है तो मुश्किल words का कम इस्तमाल करें, याद रखे हर मैन्युअल आपकी vocabulary को शो करने के लिए नहीं है | कोशिश करें आपके वाक्य ज्यादा बड़े न हो जाये |
- HR मैन्युअल को colourful रखें , पिक्चर्स का प्रयोग भी करें ऐसा करने से ये बोझिल नहीं लगेगा |
- HR मैन्युअल को पहले खुद अच्छे से read करें , आपके HR मैन्युअल में grammatical error बिलकुल नहीं होनी चाहिए | ऐसे errors वाला मैन्युअल न केवल आपके employees पर बल्कि outsiders पर भी आपका और आपकी कंपनी का नेगेटिव इम्प्रैशन डालेगा |
- अपना मैन्युअल अगर आप पॉइंट्स में विभक्त करके बनाएँगे तो ज्यादा अच्छा है | लेकिन अगर आप paragraphed फॉर्म में लिख रहे है तब भी ध्यान रखें कि आप किसी बात को repeat न करें | साथ ही अपना फॉर्मेट, font व font साइज़ एक समान रखें |
- और अंत में सबसे जरूरी बात अपने HR मैन्युअल में कुछ भी गलत या झूठ न लिखें | अगर आप कंपनी की पॉलिसीस के बारें में गलत लिखते है तो कंपनी को भी consequences झेलने पड़ सकते है |
तो ये है कुछ मुख्य बिंदु है जिनका आपको HR मैन्युअल बनाते समय ध्यान रखना है |